Jak złożyć w PRH sprawozdanie finansowe spółki Oy, która w danym roku nie prowadziła działalności?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (osakeyhtiö, Oy) wpisana do fińskiego rejestru handlowego (kaupparekisteri) musi złożyć sprawozdanie finansowe (tilinpäätös) za każdy rok obrotowy — także wtedy, gdy w danym roku nie prowadziła żadnej działalności, nie ma majątku ani rachunku bankowego. Termin to 8 miesięcy od końca roku obrotowego, a złożenie w terminie przez e-usługę ytj.fi jest bezpłatne. Spóźnienie grozi opłatą, a dłuższy brak sprawozdania — wykreśleniem spółki z rejestru.

Poradnik jest dla Polaków w całej Finlandii, którzy są wspólnikami lub członkami zarządu fińskiej Oy albo spółdzielni (osuuskunta) albo prowadzą ich sprawy. Nie dotyczy spółek mieszkaniowych, które według Urzędu Patentowego i Rejestracyjnego (Patentti- ja rekisterihallitus, PRH) nie składają sprawozdań do rejestru. Rejestrację do VAT opisuje poradnik Kiedy mała fińska firma musi wejść do rejestru VAT?

Czy nieaktywna spółka naprawdę musi złożyć sprawozdanie?

Tak. Według PRH spółki z o.o. i spółdzielnie składają sprawozdanie za każdy rok obrotowy, dopóki są wpisane do rejestru handlowego. Przepisy nie przewidują zwolnienia z tego obowiązku, więc sprawozdanie trzeba złożyć także wtedy, gdy spółka:

• była nieaktywna,
• nie prowadziła w danym roku żadnej faktycznej działalności,
• nie ma majątku ani rachunku bankowego.

Uwaga: jeśli nie zamierzasz dalej prowadzić spółki, PRH radzi rozważyć jej usunięcie z rejestru. Spółki Oy nie da się zamknąć nieformalnie i nie wystarczy zgłosić zakończenia działalności w urzędzie skarbowym (Vero). Oy trzeba rozwiązać przez likwidację (selvitystila), która ma cztery etapy i trwa co najmniej 5 miesięcy; zgłoszenia związane z likwidacją są płatne. Dopóki spółka jest w rejestrze, obowiązek składania sprawozdań trwa.

Jaki jest termin?

• Oy i spółdzielnia: sprawozdanie składa się do rejestru handlowego w ciągu 8 miesięcy od końca roku obrotowego, po jego zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników (yhtiökokous). Jeśli rok obrotowy kończy się 31 grudnia, termin mija z końcem sierpnia następnego roku.
• Bez przedłużenia: PRH nie może przedłużyć terminu — wynika on z przepisów, a spółka sama odpowiada za jego dotrzymanie.
• Ten sam rok obrotowy: okres w sprawozdaniu musi być taki sam jak rok obrotowy wpisany dla spółki do rejestru handlowego.

PRH wysyła list przypominający dopiero wtedy, gdy sprawozdanie nie wpłynęło w ciągu 8 miesięcy. Spółka ma obowiązek złożyć je w terminie bez osobnego wezwania.

Jakie dokumenty przygotować?

Nawet przy braku działalności sprawozdanie musi być zatwierdzone, podpisane i opatrzone datą. Podpisuje je zarząd spółki oraz dyrektor zarządzający, jeśli spółka go ma.

Według PRH zawsze trzeba podać lub dołączyć:

• datę zatwierdzenia sprawozdania,
• uchwałę zgromadzenia wspólników o zysku lub stracie (w spółdzielni: uchwałę o nadwyżce),
• rachunek zysków i strat oraz bilans — z danymi porównawczymi za poprzedni rok obrotowy, chyba że to pierwszy rok spółki,
• noty (informacje dodatkowe) do bilansu i rachunku zysków i strat; szczegółowe wymagania określa rozporządzenie o rachunkowości albo rozporządzenie rządu 1753/2015 o sprawozdaniach małych i mikroprzedsiębiorstw.

Dodatkowe dokumenty są potrzebne tylko, gdy spółka ma taki obowiązek:

• Sprawozdanie biegłego rewidenta (tilintarkastuskertomus) — biegłego trzeba wybrać, gdy w zakończonym i poprzednim roku obrotowym spełnione były co najmniej dwa z warunków: suma bilansowa powyżej 100 000 EUR, przychody netto powyżej 200 000 EUR, średnio więcej niż 3 pracowników. Obowiązek badania istnieje też wtedy, gdy przewiduje go umowa spółki, nawet jeśli progi nie są przekroczone.
• Sprawozdanie zarządu (toimintakertomus) — m.in. w spółce publicznej albo w spółce, która nie spełnia kryteriów małego przedsiębiorstwa.
• Rachunek przepływów pieniężnych (rahoituslaskelma) — tylko w dużych przedsiębiorstwach i jednostkach zaufania publicznego.

Uwaga: dokumenty i dane, które składasz, są jawne dla każdego. Nie dołączaj specyfikacji bilansu ani plików z numerami osobowymi, adresami domowymi czy tajemnicami handlowymi.

PRH nie doradza, jak sporządzić sprawozdanie. Pomocy szukaj w biurze rachunkowym albo w organizacjach przedsiębiorców.

Jak złożyć sprawozdanie w ytj.fi?

Od 1 stycznia 2026 r. spółki muszą składać zgłoszenia do rejestru handlowego, w tym sprawozdania finansowe, wyłącznie online. Służy do tego e-usługa ytj.fi, dostępna tylko po fińsku i szwedzku. Do logowania potrzebujesz fińskiego numeru osobowego i środka identyfikacji Suomi.fi, np. bankowych danych logowania albo certyfikatu mobilnego — zob. poradnik Jak uruchomić bankowe silne uwierzytelnianie do fińskich e-usług? Jeśli nie możesz złożyć zgłoszenia w ytj.fi, PRH udostępnia formularz online; ma też osobne instrukcje dla szczególnych przypadków.

1. Zaloguj się do ytj.fi.
2. Wybierz „Muuta yrityksen tietoja tai lähetä tilinpäätös” (szw. „Ändra företagets uppgifter eller skicka in bokslut”), wpisz numer identyfikacyjny firmy i przejdź dalej.
3. Wybierz „Ilmoita tilinpäätös kaupparekisteriin” (szw. „Lämna in bokslut till handelsregistret”) i opcję złożenia sprawozdania w plikach PDF.
4. Podaj datę zatwierdzenia i uchwałę o zysku lub stracie, a potem załącz dokumenty. Jeśli wszystko jest w jednym pliku, przy pozostałych dokumentach zaznacz „Tiedot ovat jo liittämässäni dokumentissa” (dane są już w załączonym dokumencie).
5. Zatwierdź i podpisz zgłoszenie w usłudze.

Po rejestracji PRH wysyła wypis z rejestru handlowego na adres korespondencyjny spółki wpisany w systemie YTJ. To, które sprawozdania są już w rejestrze, sprawdzisz bezpłatnie w serwisie informacyjnym PRH Virre; wypis pokazuje pięć ostatnio zarejestrowanych sprawozdań.

Czy można złożyć sprawozdanie razem z zeznaniem podatkowym?

Tak. Spółki, które składają zeznanie podatkowe 6B (veroilmoitus 6B), i tak dołączają do niego sprawozdanie finansowe. Według Vero urząd skarbowy automatycznie przekazuje je do PRH, jeśli:

• w e-usłudze OmaVero załączniki mają typ „PRH ja Verohallinto” (np. „PRH ja Verohallinto – Tilinpäätös”), a w zeznaniu papierowym są zszyte z formularzem 63 jako stroną tytułową,
• sprawozdanie zostało już zatwierdzone przez zgromadzenie — wcześniej dołącz je do zeznania, ale nie wybieraj przekazania do PRH.

Vero przekazuje dokumenty do PRH po 7 dobach od ich otrzymania i nie sprawdza ich treści; za załączniki odpowiada składający. PRH zaznacza, że sprawozdanie dotrze do rejestru tylko wtedy, gdy zostało dołączone dokładnie według instrukcji Vero. Według Vero sprawozdanie dołączone do elektronicznego zeznania jest przekazywane nawet po zakończeniu wymiaru podatku, jeśli od końca roku podatkowego nie minęło 10 miesięcy; sprawozdanie za wcześniejszy rok obrotowy składa się bezpośrednio w ytj.fi.

Jeśli dostaniesz z PRH wezwanie do złożenia brakującego sprawozdania, według Vero wystarczy wysłać je tylko do PRH, zgodnie z instrukcją w piśmie.

Ile kosztuje spóźnienie?

Za sprawozdanie za rok obrotowy zakończony w grudniu 2024 r. lub później PRH nakłada opłatę za spóźnienie (tilinpäätöksen myöhästymismaksu) na Oy, spółdzielnię oraz spółkę i spółdzielnię europejską, które nie złożyły sprawozdania w ciągu 8 miesięcy od końca roku obrotowego. Kwoty określa ustawa o rejestrze handlowym (kaupparekisterilaki, 564/2023, § 25):

• Podwójna opłata, gdy sprawozdania nie złożono w terminie za dwa lub więcej kolejnych lat obrotowych, oraz dla spółki publicznej i spółki europejskiej.
• Starsze lata: za rok obrotowy zakończony przed 1 grudnia 2024 r. PRH pobiera opłatę manipulacyjną 105 EUR, jeśli sprawozdanie wpłynęło po upływie 8 miesięcy.
• Brak opłaty: według § 26 ustawy opłaty się nie nakłada, jeśli spóźnienie wynikło z przyczyny niezależnej od spółki, jest nieznaczne albo ma uzasadniony powód.
• Kto płaci: opłata dotyczy spółki, a nie członka zarządu. Spółka płaci ją po otrzymaniu decyzji PRH z instrukcją płatności; pobór prowadzi Centrum Rejestrów Sądowych (ang. Legal Register Centre), a nieopłaconą kwotę można ściągnąć w egzekucji. PRH nie przedłuża terminu zapłaty.

Co grozi, jeśli sprawozdanie nie wpłynie w ogóle?

Jeśli sprawozdanie nie zostanie złożone w ciągu roku od końca roku obrotowego, oprócz opłaty PRH może wykreślić spółkę z rejestru handlowego albo skierować ją do likwidacji. Spółki zagrożone wykreśleniem dostają list przypominający na adres korespondencyjny wpisany w systemie YTJ — dlatego dbaj o aktualny adres spółki w rejestrze.

Co zrobić teraz?

1. Sprawdź w Virre, za które lata sprawozdania spółki są już w rejestrze, i ustal koniec roku obrotowego.
2. Przygotuj rachunek zysków i strat, bilans z danymi porównawczymi i noty.
3. Sprawdź w umowie spółki i według progów, czy potrzebny jest biegły rewident.
4. Zatwierdź sprawozdanie na zgromadzeniu wspólników, podpisz je i opatrz datą.
5. Złóż je w ytj.fi albo jako prawidłowo nazwany załącznik do zeznania 6B — w ciągu 8 miesięcy od końca roku obrotowego.
6. Jeśli nie chcesz prowadzić spółki dalej, zaplanuj likwidację; dopóki spółka jest w rejestrze, składaj sprawozdania.

Poradnik opiera się na stronach PRH i Vero oraz na ustawie o rejestrze handlowym w serwisie Finlex.