Jak zgłosić pierwszą pensję pracownika fińskiej firmy do Tulorekisteri?

Jeśli twoja firma w Finlandii wypłaca pierwszą pensję, każdą wypłatę wynagrodzenia musisz zgłosić do fińskiego rejestru dochodów (Tulorekisteri, ang. Incomes Register) najpóźniej piątego dnia kalendarzowego po dniu płatności. Inne terminy obowiązują dla świadczeń w naturze wydawanych bez wypłaty pieniężnej i dla nieopodatkowanych zwrotów kosztów podróży — opisujemy je w sekcji o terminach. Możesz to zrobić przez bezpłatny serwis płacowy Palkka.fi, który według urzędu skarbowego Vero sam wysyła potrzebne zgłoszenia, albo bezpośrednio w e-usłudze rejestru dochodów. Raz w miesiącu dochodzi do tego odrębne zgłoszenie pracodawcy ze składką zdrowotną, a potrącony podatek i składkę płacisz w e-usłudze OmaVero (ang. MyTax).

Poradnik jest dla polskich przedsiębiorców, wspólników i osób, które prowadzą płace w firmie zarejestrowanej w Finlandii i po raz pierwszy wypłacają wynagrodzenie pracownikowi. Nie opisuje zasad dla gospodarstw domowych, które zatrudniają kogoś prywatnie — Vero ma dla nich osobne instrukcje.

Kto zgłasza wypłatę i co trzeba zgłosić?

Wypłatę zgłasza firma, która płaci wynagrodzenie (płatnik). Według Vero firma musi zgłaszać wypłacane pensje do rejestru dochodów także wtedy, gdy nie jest wpisana do rejestru pracodawców.

Do rejestru dochodów zgłaszasz m.in.:

• wynagrodzenia, dodatki do pensji i dodatki za nadgodziny;
• świadczenia w naturze (ang. fringe benefits);
• honoraria i inne wynagrodzenia za pracę;
• zwroty kosztów, zarówno zwolnione z podatku, jak i opodatkowane;
• potrącenia, np. zaliczkę na podatek i składki pracownika.

Nie ma progu kwotowego ani granicy wieku: zgłaszasz każdą wypłatę, niezależnie od kwoty i wieku odbiorcy. Zgłoszenie wypłaty (palkkatietoilmoitus, ang. earnings payment report) składasz osobno dla każdego pracownika.

Czy firma musi wpisać się do rejestru pracodawców?

Vero prowadzi rejestr pracodawców (työnantajarekisteri, ang. Employer Register) i dzieli firmy na pracodawców regularnych (säännöllinen työnantaja) i okazjonalnych (satunnainen työnantaja).

Firma jest pracodawcą regularnym i musi wpisać się do rejestru, gdy:

• regularnie płaci wynagrodzenie co najmniej 2 pracownikom;
• regularnie płaci wynagrodzenie 1 pracownikowi i dodatkowo jednemu lub kilku pracownikom zatrudnionym czasowo lub krótko;
• płaci wynagrodzenie jednocześnie co najmniej 6 pracownikom, nawet jeśli są zatrudnieni czasowo i krótko.

Firma jest pracodawcą okazjonalnym i nie musi się wpisywać, gdy zatrudnia tylko 1 stałego pracownika albo od 1 do 5 pracowników, których zatrudnienie nie trwa przez cały rok kalendarzowy.

Do rejestru pracodawców możesz wpisać firmę już przy jej zakładaniu, w zgłoszeniu założycielskim. Jeśli regularne wypłaty zaczynasz później, złóż zgłoszenie zmian w serwisie ytj.fi.

Status w rejestrze ma znaczenie dla zgłoszeń:

• pracodawca regularny składa odrębne zgłoszenie pracodawcy za każdy miesiąc, a w miesiącu bez wypłat zaznacza w nim „brak wypłat” (Ei palkanmaksua, ang. No wages payable);
• pracodawca okazjonalny składa odrębne zgłoszenie tylko za miesiące, w których wypłacał wynagrodzenia.

Status ma też znaczenie dla płatności: firma spoza rejestru pracodawców zawsze rozlicza się miesięcznie i płaci składki pracodawcy raz w miesiącu. O dłuższy, trzymiesięczny okres rozliczeniowy może wystąpić tylko pracodawca wpisany do rejestru, jeśli spełnia pozostałe warunki Vero.

Palkka.fi czy zgłoszenie bezpośrednio do rejestru?

Palkka.fi

Palkka.fi to bezpłatny serwis płacowy. Według Vero, jeśli z niego korzystasz, możesz pozwolić serwisowi automatycznie wysyłać dane do rejestru dochodów i wtedy nie zgłaszasz wynagrodzeń osobno. Serwis łączy się z rejestrem przez interfejs techniczny i sam wysyła potrzebne zgłoszenia. Organizacja przedsiębiorców Suomen Yrittäjät opisuje Palkka.fi jako ustawowy serwis urzędowy przeznaczony zwłaszcza dla małych firm i gospodarstw domowych, w którym można policzyć pensje i zgłosić dane prosto do rejestru dochodów.

Uwaga: Palkka.fi jest dostępny tylko po fińsku i szwedzku.

Zgłoszenie bezpośrednio

Jeśli nie korzystasz z Palkka.fi, sam składasz do rejestru dochodów dwa rodzaje zgłoszeń: zgłoszenie wypłaty dla każdego pracownika i odrębne zgłoszenie pracodawcy. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

• w e-usłudze rejestru dochodów — wypełniasz jedno zgłoszenie naraz albo wgrywasz plik XML; logujesz się kodami bankowości internetowej, certyfikatem mobilnym albo kartą z certyfikatem; w imieniu firmy działasz, jeśli pełnisz w niej odpowiednią funkcję, a w innym przypadku potrzebujesz upoważnienia Suomi.fi;
• przez interfejs techniczny (API) z programu płacowego — wiele programów płacowych może wysyłać zgłoszenia przez ten interfejs; organizacja potrzebuje do tego certyfikatu, a szczegóły ustalasz z dostawcą programu.

Ustawa wymaga, aby dane składać elektronicznie; formularza papierowego możesz użyć tylko ze szczególnego powodu.

Według Vero danych zgłoszonych do rejestru dochodów nie podajesz już w rocznych deklaracjach informacyjnych.

Jakie dane przygotować przed pierwszą wypłatą?

Do zgłoszenia wypłaty potrzebujesz:

• dnia płatności — dnia, w którym pieniądze wpływają na konto pracownika;
• okresu płacowego — okresu, za który płacisz;
• nazwy i identyfikatora płatnika — np. fińskiego identyfikatora firmy (ang. Business ID);
• imienia, nazwiska i identyfikatora pracownika — np. fińskiego numeru osobowego (henkilötunnus);
• kwot brutto wypłat i odpowiadających im rodzajów dochodu; kilka wypłat z tego samego dnia (np. pensję, świadczenie w naturze i kilometrówkę) możesz ująć w jednym zgłoszeniu.

Jeśli pracownik nie ma fińskiego identyfikatora, podajesz identyfikator zagraniczny, a do tego imię i nazwisko, adres z kodem kraju, datę urodzenia i płeć.

Przy zatrudnieniu pracownika sprawdź też:

• status firmy w rejestrze pracodawców — od niego zależy, kiedy składasz odrębne zgłoszenie pracodawcy;
• ubezpieczenia — obowiązek ubezpieczenia zależy m.in. od wysokości wynagrodzeń i wieku pracownika;
• kartę podatkową pracownika (verokortti) i jego stawkę podatku — są potrzebne do potrącenia zaliczki;
• grupę zawodową — obowiązkową w zgłoszeniu, jeśli pracownik musi być z mocy prawa objęty ubezpieczeniem od wypadków przy pracy; właściwą grupę podaje ubezpieczyciel.

Dane o zatrudnieniu (pełny lub niepełny etat, umowa na czas nieokreślony lub określony, forma wynagrodzenia) są w zgłoszeniu obowiązkowe albo dobrowolne zależnie od sytuacji. Vero zaleca zgłaszać dane dobrowolne razem z pensją, żeby urzędy nie musiały prosić o nie później.

Karta podatkowa i zaliczka

Zaliczkę na podatek potrącasz z wynagrodzenia według karty podatkowej pracownika. Pracownik przedstawia tę samą kartę wszystkim pracodawcom. Według Vero bez karty podatkowej z wynagrodzeń i honorariów potrąca się zaliczkę 60%. Vero podaje, że pracodawca potrzebuje karty mniej więcej 2 tygodnie przed najbliższą wypłatą, a wielu pracodawców otrzymuje dane kart elektronicznie bezpośrednio z Vero. Więcej o samej karcie piszemy w poradniku Jak uzyskać i zmienić kartę podatkową verokortti w Finlandii?

W jakim terminie wysłać zgłoszenia?

Zgłoszenie wypłaty: 5 dni kalendarzowych od dnia płatności

Ustawa o systemie danych o dochodach wymaga, aby zgłoszenie wypłaty złożyć najpóźniej piątego dnia kalendarzowego po dniu płatności. Dzień płatności to dzień, w którym wypłata jest do dyspozycji pracownika, np. można ją wypłacić z konta. Według Vero:

• soboty, niedziele i święta wliczają się do tych 5 dni;
• jeśli piąty dzień wypada w sobotę, niedzielę lub święto, możesz zgłosić dane w najbliższym dniu roboczym;
• termin liczy się od daty wypłaty, a nie od okresu, za który płacisz — pensję wypłaconą w styczniu za grudzień zgłaszasz według styczniowej daty wypłaty;
• długość okresu rozliczeniowego firmy nie zmienia terminu.

Przykład Vero: pensja wypłacona 18 marca 2025 r. Termin przypadał w niedzielę 23 marca, więc zgłoszenie trzeba było złożyć do poniedziałku 24 marca 2025 r.

Zgłoszenie możesz też wysłać wcześniej, najwcześniej 45 dni przed dniem płatności. Przy zgłoszeniu na formularzu papierowym termin wynosi 8 dni kalendarzowych zamiast 5.

Wyjątki: świadczenia w naturze i nieopodatkowane zwroty kosztów podróży

• Świadczenia w naturze bez wypłaty pieniężnej. Jeśli razem ze świadczeniem w naturze pracownik nie dostaje wypłaty pieniężnej, dane o tym świadczeniu zgłaszasz raz w miesiącu, najpóźniej piątego dnia następnego miesiąca kalendarzowego (ustawa 53/2018, § 12 ust. 3). Według Vero świadczenia w naturze zgłasza się miesięcznie, najpóźniej 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przysługiwało świadczenie, w tym samym zgłoszeniu co pensję albo w osobnym zgłoszeniu wypłaty.
• Nieopodatkowane zwroty kosztów podróży. Według Vero nieopodatkowane zwroty kosztów (kilometrówkę, diety i dodatki na posiłki) zgłaszasz najpóźniej piątego dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.

Odrębne zgłoszenie pracodawcy: do 5. dnia następnego miesiąca

Odrębne zgłoszenie pracodawcy (työnantajan erillisilmoitus, ang. employer's separate report) składasz raz w miesiącu, jedno za wszystkich pracowników, najpóźniej piątego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu wypłaty. Podajesz w nim łączną kwotę składki pracodawcy na ubezpieczenie zdrowotne, liczoną od wszystkich wynagrodzeń wypłaconych w tym miesiącu. Jeśli termin wypada w sobotę, niedzielę lub święto, możesz złożyć zgłoszenie w najbliższym dniu roboczym.

Przykład Vero: pensja za styczeń wypłacona 4 kwietnia 2025 r. Odrębne zgłoszenie pracodawcy za kwiecień trzeba było złożyć najpóźniej 5 maja 2025 r.

Jakie składki płaci pracodawca?

Składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne obejmują składkę na ubezpieczenie zdrowotne, składkę emerytalną (TyEL), składkę na ubezpieczenie od bezrobocia, składkę na ubezpieczenie od wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz składkę na grupowe ubezpieczenie na życie.

Do Vero trafiają potrącone zaliczki na podatek i składka pracodawcy na ubezpieczenie zdrowotne:

• składka pracodawcy na ubezpieczenie zdrowotne wynosi w 2026 r. 1,91% (w 2025 r. 1,87%); płacisz ją za pracowników w wieku od 16 do 67 lat objętych fińskim ubezpieczeniem społecznym, także wtedy, gdy z pensji nie potrąca się podatku;
• składka zdrowotna pracownika jest już wliczona w stawkę zaliczki z karty podatkowej, więc nie potrącasz jej osobno.

Składki pracodawcy płacisz w OmaVero. Według Vero przy miesięcznym okresie rozliczeniowym termin płatności przypada 12. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, a przy trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym — 12. dnia drugiego miesiąca po zakończeniu kwartału (np. za pierwszy kwartał do 12 maja).

Pozostałe składki nie trafiają do Vero:

• składkę emerytalną TyEL (pracodawcy i pracownika) płacisz do towarzystwa emerytalnego;
• składkę na ubezpieczenie od bezrobocia płacisz do Funduszu Zatrudnienia (Työllisyysrahasto), jeśli łączne wynagrodzenia wypłacone w roku kalendarzowym przekraczają 1500 euro (próg według Vero w zasadach na 2026 r.); dotyczy pracowników w wieku od 18 do 64 lat;
• ubezpieczenie od wypadków przy pracy i chorób zawodowych musisz zapewnić pracownikom, jeśli łączne wynagrodzenia w roku kalendarzowym przekraczają 1500 euro (próg według Vero w zasadach na 2026 r.); ubezpieczenie musi działać od początku zatrudnienia, a fakturę wysyła ubezpieczyciel.

Co jeszcze sprawdzić po pierwszej wypłacie?

• Miesiące bez wypłat. Jeśli firma jest w rejestrze pracodawców, złóż odrębne zgłoszenie z zaznaczeniem „brak wypłat”.
• Błędy w zgłoszeniu. Według Vero płatnik poprawia błędne dane od razu po wykryciu błędu.
• Pasek wypłaty pracownika. Co pracownik może sprawdzić na pasku i w rejestrze dochodów, opisujemy w poradniku Jak ustalić należną pensję i sprawdzić pasek wypłaty w Finlandii?

Poradnik opiera się na ustawie o systemie danych o dochodach (laki tulotietojärjestelmästä 53/2018) w serwisie Finlex, na stronach Vero i rejestru dochodów oraz na opracowaniu organizacji Suomen Yrittäjät.