Jak zorganizować w Finlandii sporządzenie inwentarza spadkowego po śmierci bliskiego (perunkirjoitus)?

Po śmierci osoby, która mieszkała na stałe w Finlandii, jej bliscy muszą w ciągu 3 miesięcy od dnia zgonu przeprowadzić spis spadkowy (perunkirjoitus) i sporządzić z niego akt (perukirja). Zwykle organizuje go małżonek albo jedno z dzieci zmarłego, czyli osoba, która zarządza majątkiem lub zna go najlepiej. Kopię aktu z załącznikami trzeba dostarczyć do fińskiego urzędu skarbowego (Verohallinto, Vero) w ciągu 1 miesiąca od dnia zebrania. Poradnik dotyczy całej Finlandii i opisuje, jak krok po kroku przygotować spis, kogo zaprosić i co wpisać do aktu.

Kiedy perunkirjoitus jest obowiązkowy?

Spis spadkowy trzeba przeprowadzić, jeśli zmarły w chwili śmierci mieszkał na stałe w Finlandii. Według Suomi.fi nie mają znaczenia jego wiek, obywatelstwo ani wartość majątku. Spis przeprowadza się także po śmierci dziecka.

Akt jest wymagany zawsze, również wtedy, gdy zmarły nie zostawił żadnego majątku albo zostawił same długi. Jeżeli nie było ani majątku, ani długów, w akcie zapisuje się, że masa spadkowa jest pozbawiona środków i wolna od długów. Vero wyjaśnia, że po wpisaniu długów do aktu kończy się odpowiedzialność spadkobierców za długi masy spadkowej.

Perukirja pełni kilka ról naraz:

• jest zeznaniem podatkowym, na podstawie którego Vero ustala podatek od spadku dla każdego spadkobiercy;
• jest spisem majątku i długów zmarłego oraz pozostałego przy życiu małżonka;
• jest listą udziałowców masy spadkowej, potrzebną m.in. w banku i w urzędach.

Kto jest udziałowcem masy spadkowej i kto organizuje spis?

Udziałowcami masy spadkowej (kuolinpesä) – po fińsku osakas – są przede wszystkim:

• dzieci lub wnuki zmarłego;
• osoby, którym zmarły w testamencie zapisał całość lub część majątku;
• pozostały przy życiu małżonek – do czasu podziału majątku.

Partner, z którym zmarły żył bez ślubu, jest udziałowcem tylko wtedy, gdy zmarły uwzględnił go w testamencie. Gdy nie ma zstępnych ani testamentu, udziałowcem jest małżonek, a przy jego braku – według Vero – m.in. rodzice lub rodzeństwo zmarłego.

Spis organizuje zwykle udziałowiec, który zarządza majątkiem zmarłego – najczęściej małżonek lub jedno z dzieci. Jeśli majątkiem zarządza kilka osób, bliscy mogą wspólnie zdecydować, kto się tym zajmie. Ustawa o spadkach (perintökaari, rozdz. 20) daje to zadanie także zarządcy masy spadkowej (pesänselvittäjä) albo wykonawcy testamentu (testamentin toimeenpanija), jeśli zostali ustanowieni.

Przy sporach między udziałowcami można wystąpić do sądu rejonowego (käräjäoikeus) o ustanowienie zarządcy masy spadkowej. Suomi.fi zaznacza, że to rozwiązanie bywa kosztowne i nie jest zalecane, gdy potrzebna jest tylko pomoc w przygotowaniu dokumentów.

Jakie terminy obowiązują?

Jeśli ostatni dzień terminu na wniosek o przedłużenie przypada w sobotę, niedzielę lub święto, wniosek trzeba złożyć najpóźniej w ostatnim dniu roboczym przed nim. Vero przedłuża termin tylko z uzasadnionej przyczyny. Wniosek złożysz w e-usłudze OmaVero (ang. MyTax): po zalogowaniu wybierz zarządzanie sprawami podatkowymi, a następnie czynności dotyczące podatku od spadku i przedłużenie terminu spisu lub wysłania aktu. Bez dostępu do OmaVero możesz użyć papierowego formularza (po fińsku i szwedzku) z danymi kontaktowymi i podpisem.

Jeżeli wśród udziałowców jest osoba niepełnoletnia albo osoba pod opieką prawną, akt trzeba w ciągu 1 miesiąca od zebrania dostarczyć także do Agencji Cyfryzacji i Danych Ludnościowych (Digi- ja väestötietovirasto, DVV). To samo dotyczy udziałowca, którego pełnomocnictwo na wypadek niezdolności zostało potwierdzone.

Krok 1: zamów dokumenty o rodzinie zmarłego

Do ustalenia spadkobierców potrzebny jest raport o więzach rodzinnych zmarłego (sukuselvitys). Musi obejmować okres od 15. roku życia do dnia śmierci. Zamów go z wyprzedzeniem:

• z DVV – gdy zmarły nie należał do Kościoła ewangelicko-luterańskiego ani prawosławnego Finlandii albo należał do innego zarejestrowanego związku wyznaniowego;
• z parafii – gdy zmarły przez całe życie należał do parafii ewangelicko-luterańskiej lub prawosławnej (zaświadczenie parafialne to virkatodistus);
• z obu miejsc – np. gdy zmarły w pewnym momencie wystąpił z Kościoła.

Dla członków tych Kościołów DVV wydaje raport za okres po 1 października 1999 r. Za okres wcześniejszy raport trzeba zawsze zamówić w parafii.

Potrzebne jest też urzędowe potwierdzenie, że udziałowcy żyją. Często wynika ono z raportu o zmarłym. Jeśli nie, zamów osobne zaświadczenie o życiu (elossaolotodistus) – członkowie Kościoła w e-usłudze parafii, pozostali w DVV. Raport jest potrzebny także dla żyjącego małżonka, który w czasie małżeństwa należał do innej parafii lub wystąpił z Kościoła.

Krok 2: zbierz informacje o majątku i długach

Majątek i długi wpisuje się do aktu w stanie na dzień śmierci. Jeśli zmarły był w związku małżeńskim, do aktu trafiają też majątek i długi żyjącego małżonka. Przygotuj:

• zestawienia sald z banków na dzień śmierci: rachunki, karty kredytowe, rachunki papierów wartościowych i oszczędnościowe rachunki akcyjne – niektóre banki wysyłają je same, inne na prośbę;
• ostatnie wstępnie wypełnione zeznanie podatkowe lub decyzję podatkową zmarłego i małżonka;
• zeznanie podatku od nieruchomości, jeśli zmarły miał nieruchomość;
• testament, jeśli istnieje;
• informacje o zaliczkach na poczet spadku (ennakkoperintö) i darowiznach dla udziałowców z ostatnich 3 lat przed śmiercią;
• decyzję ubezpieczyciela, jeśli z powodu śmierci wypłacono odszkodowanie;
• rachunki z okresu życia zmarłego (telefon, prąd, czynsz, szpital, zaległe podatki), koszty pogrzebu i koszty samego spisu – wpisuje się je jako odliczenia.

Kredyt studencki zmarłego wpisuje się z wartością 0 EUR. Według Vero masa spadkowa nie musi spłacać pożyczki gwarantowanej przez państwo.

Bank Evli opisuje w swojej instrukcji, że każdy udziałowiec może samodzielnie uzyskać od banku salda aktywów i długów zmarłego na dzień śmierci, ale musi przedstawić wyciąg z rejestru ludności potwierdzający, że jest małżonkiem lub spadkobiercą. Ten sam bank przypomina, że pełnomocnictwa udzielone przez zmarłego wygasają z chwilą śmierci. Zapytaj w swoim banku, jakich dokumentów wymaga.

Krok 3: wyceń majątek

Do aktu wpisuje się wartość rynkową każdego składnika majątku, czyli prawdopodobną cenę sprzedaży w dniu śmierci. Vero podaje kilka wskazówek:

• przy mieszkaniu, domu lub domku letniskowym możesz oprzeć się na wycenie pośrednika nieruchomości albo na cenach sprzedaży podobnych lokali, porównywalnych pod względem lokalizacji i standardu i sprzedanych w czasie niedalekim od dnia śmierci;
• wartość ustalona dla podatku od nieruchomości nie jest wartością rynkową i nie służy do wyceny;
• notowania papierów wartościowych i jednostek funduszy sprawdzisz w banku lub u maklera; gdy nie ma notowania dokładnie z dnia śmierci, można użyć daty możliwie bliskiej;
• dzieła sztuki, kolekcje i antyki wycenia się pojedynczo.

Zwykłego wyposażenia domu nie trzeba wyliczać w akcie, jeśli jego łączna wartość nie przekracza 7 500 EUR. Według Vero dla dat do 31 grudnia 2025 r. próg wynosił 4 000 EUR. Dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie i inne cenne rzeczy nie należą do wyposażenia domu.

Jeśli mieszkanie zmarłego zostanie wkrótce po spisie sprzedane osobie niezwiązanej z masą spadkową, Suomi.fi uznaje cenę sprzedaży za najpewniejszy wskaźnik jego wartości. Gdy sprzedaż nastąpi przed ustaleniem podatku od spadku, niezwłocznie poinformuj o niej Vero.

Krok 4: wyznacz termin, wybierz dwóch zaufanych i zaproś udziałowców

Organizator spisu:

1. Ustala czas i miejsce zebrania.
2. Wybiera dwie zaufane osoby (uskotut miehet), które przeprowadzą spis. Muszą mieć co najmniej 18 lat i pełną zdolność do czynności prawnych; innych wymogów nie ma. Zaufani ustalają aktywa i długi masy spadkowej.
3. Zaprasza w odpowiednim czasie wszystkich udziałowców – spadkobierców, żyjącego małżonka i beneficjentów testamentu. Ustawa wymaga zawiadomienia małżonka także wtedy, gdy nie jest on udziałowcem. Jeśli zmarły był w związku małżeńskim i nie miał dzieci, zaprasza się zarówno małżonka, jak i dalszych spadkobierców.

Zaproszenie może mieć dowolną formę, ale musi zawierać nazwisko nadawcy. Jeśli ktoś z zaproszonych nie przyjdzie, w akcie zapisuje się, kiedy i w jaki sposób przekazano mu zaproszenie.

Na zebraniu muszą być obecni zgłaszający masę spadkową (pesän ilmoittaja) i dwie zaufane osoby. Zgłaszającym jest zwykle osoba, która zarządza majątkiem lub najlepiej zna jego stan; to ona przedstawia zaufanym aktywa i długi.

Zebranie może odbyć się zdalnie. Vero przyjmie taki akt, jeśli zawiera wszystkie wymagane dane, opis, gdzie, kiedy i jak przeprowadzono zebranie, kto w nim uczestniczył, a także oświadczenia zgłaszającego i zaufanych. Vero zaznacza jednak, że akt musi spełniać również wymagania innych instytucji, np. banków i DVV.

Krok 5: sporządź akt (perukirja)

Vero nie ma urzędowego wzoru ani formularza aktu. Możesz skorzystać ze wzorów dostępnych w internecie i w publikacjach albo zlecić przygotowanie aktu specjaliście. W akcie wpisz m.in.:

• datę i miejsce spisu;
• imię i nazwisko, zawód, gminę zamieszkania, numer osobowy i datę śmierci zmarłego;
• imiona i nazwiska, adresy i numery osobowe udziałowców oraz ich pokrewieństwo ze zmarłym;
• zgłaszającego masę spadkową, dwie zaufane osoby i osobę do kontaktu z jej danymi;
• osoby obecne na zebraniu;
• aktywa i długi zmarłego na dzień śmierci oraz odliczenia;
• informacje o testamencie i roszczeniach o zachowek, zaliczkach na poczet spadku, darowiznach i odszkodowaniach ubezpieczeniowych.

Jeśli zmarły był w związku małżeńskim, w akcie podaje się także majątek i długi małżonka na dzień śmierci (chyba że wyłącza to intercyza), informację o intercyzie i prawie małżeńskim do majątku, a także o tym, czy małżonek zachowuje prawo do wspólnego mieszkania. Spadkobiercę wpisuje się do aktu nawet wtedy, gdy nic nie otrzyma.

Zgłaszający wpisuje do aktu oświadczenie pod przysięgą, że podane informacje są prawdziwe i niczego celowo nie pominął. Zaufani poświadczają, że wszystko wpisali prawidłowo i wycenili majątek według najlepszej wiedzy. Akt podpisują zgłaszający i obie zaufane osoby. Według ustawy o spadkach celowe zatajenie lub nieuczciwe podanie informacji w spisie podlega grzywnie albo karze więzienia do 6 miesięcy, a w szczególnie obciążających okolicznościach do 2 lat.

Krok 6: wyślij kopię aktu do Vero

Na zebraniu ustalcie, kto wyśle akt. Wystarczy jedna kopia – po jej wysłaniu przez jedną osobę Vero może ustalić podatek od spadku dla wszystkich udziałowców. Akt i załączniki można wysłać w OmaVero albo pocztą na adres podany przez Vero: Verohallinto, Inheritance and gift taxation, P.O. Box 760, FI-00052 VERO.

Do aktu dołącz kopie (nie oryginały):

• testamentu i intercyzy;
• aktu podziału spadku, jeśli spadek już podzielono;
• aktu podziału majątku lub spadku po wcześniej zmarłym małżonku, jeśli taki podział przeprowadzono;
• dokumentu wskazującego, kto prowadzi pozostałe sprawy podatkowe masy spadkowej – jeśli jest to przedstawiciel, np. jeden z udziałowców, wszyscy udziałowcy podpisują klauzulę upoważniającą w akcie albo pełnomocnictwo na formularzu 3630.

Nie musisz dołączać wyciągów bankowych, rachunków za zapłacone wydatki, wyciągów z rejestru ludności ani kopii innych aktów spisu.

Co zrobić z oryginałem aktu?

Oryginał zostaje u spadkobierców. Vero zaleca sporządzenie kilku podpisanych egzemplarzy oryginału. Będą potrzebne do wykazania, kto reprezentuje masę spadkową, w sprawach bankowych i przy wpisie nieruchomości na masę spadkową. Paragony przechowuj razem z oryginałem – Vero zaleca 6 lat od końca roku podatkowego, czyli roku śmierci.

Aktu nie trzeba wysyłać do DVV (poza opisanym wyżej przypadkiem udziałowca niepełnoletniego lub pod opieką). Na wniosek DVV może jednak poświadczyć, że w akcie wpisano właściwych udziałowców. Poświadczenie nie jest obowiązkowe, ale może się przydać np. przy sprzedaży przez masę spadkową mieszkania w spółce mieszkaniowej lub nieruchomości. DVV nie sporządza aktów i nie doradza w ich przygotowaniu.

Gdzie szukać pomocy i ile to kosztuje?

Spis możesz przeprowadzić samodzielnie. Vero zaleca jednak pomoc specjalisty z doświadczeniem w prawie rodzinnym i sprawach podatkowych, a Suomi.fi zaznacza, że przy wielu dokumentach i sprawach do wyjaśnienia taka pomoc często jest potrzebna. Spisy i akty przygotowują m.in.:

• banki i kancelarie prawne;
• domy pogrzebowe;
• publiczne biura pomocy prawnej – jeśli twoje dochody mieszczą się w limitach pomocy prawnej (zob. jak uzyskać publiczną pomoc prawną);
• niektóre związki zawodowe – dla swoich członków.

Przed zleceniem sprawdź cenę. Według Suomi.fi usługa prywatnego wykonawcy może kosztować od kilkuset do kilku tysięcy euro, a cena może zależeć np. od wielkości masy spadkowej. Uzyskanie dokumentów również kosztuje. Koszty spisu pokrywa się w pierwszej kolejności z majątku masy spadkowej; jeśli majątek nie wystarcza, płaci osoba, która zamówiła usługę. Ustalcie z góry podział zadań, aby uniknąć późniejszych sporów.

Poradnik opiera się na stronach Vero, Suomi.fi i DVV, tekście ustawy o spadkach w serwisie Finlex oraz instrukcji banku Evli.