Gwarancja płacy w Finlandii — jak złożyć wniosek do KEHA

Pracodawca nie wypłaca pensji z powodu niewypłacalności? Sprawdź termin dla każdej należności, dokumenty, formularz KEHA, sposób doręczenia i postępowanie po złożeniu wniosku.

Jeżeli pracodawca jest niewypłacalny, wystąp o gwarancję należności pracowniczych (palkkaturva, szw. lönegaranti) do Centrum ds. Zatrudnienia, Rozwoju i Administracji (Työllisyys-, kehittämis- ja hallintokeskus, KEHA-keskus). Zwykły termin wynosi trzy miesiące od wymagalności każdej należności. Rozpisz zaległości, złóż urzędowy wniosek i zachowaj potwierdzenie jego doręczenia.

Kiedy ta procedura ma zastosowanie?

Gwarancja dotyczy niezapłaconych należności ze stosunku pracy, których pracodawca nie jest w stanie uregulować. Ich podstawą może być umowa, układ zbiorowy pracy (työehtosopimus, TES) albo ustawa. Obejmuje między innymi pensję, należne dodatki, wynagrodzenie za nadgodziny oraz ekwiwalent urlopowy.

KEHA sprawdza niewypłacalność oraz podstawę i wysokość żądania. Upadłość jest jedną z przesłanek: nie trzeba czekać na jej ogłoszenie, aby wystąpić o pieniądze. Wniosek można złożyć również wtedy, gdy zatrudnienie jeszcze trwa. Sam brak przelewu nie gwarantuje jednak przyznania całej żądanej kwoty.

Poniższa ścieżka dotyczy Finlandii kontynentalnej i zwykłego wniosku pracownika. Nie służy dochodzeniu faktur przedsiębiorcy. Fińska ustawa wyłącza też pracownika zagranicznego pracodawcy, który przyjechał z zagranicy do czasowej pracy w Finlandii.

Od kiedy biegną trzy miesiące?

Punktem wyjścia jest dzień, w którym dana należność powinna zostać zapłacona. Zwykle będzie to umówiony dzień wypłaty, a przy końcowym rozliczeniu — dzień zakończenia zatrudnienia, chyba że właściwe zasady przewidują inny termin.

Zapisz osobno datę wymagalności pensji, dodatków i pozostałych kwot. Trzy miesiące liczysz dla każdej pozycji, więc późniejsza zaległość nie przedłuża czasu na wcześniejszą. Nie traktuj daty dowiedzenia się o problemach firmy jako wspólnego początku terminu.

Obietnica przyszłej zapłaty już zaległej pensji nie jest powodem, by odkładać wniosek. Inaczej trzeba ocenić wiążące porozumienie o przesunięciu wymagalności, zawarte jeszcze przed pierwotnym terminem i udokumentowane pisemnie lub w inny możliwy do wykazania sposób. Jeśli taki dokument istnieje, pokaż go osobie pomagającej ustalić termin.

Gdy ostatni dzień przypada w weekend, święto lub inny ogólny dzień wolny, termin przesuwa się na następny dzień roboczy. Spóźnione roszczenie zostanie odrzucone w zwykłym trybie. Zaplanuj doręczenie wcześniej, zwłaszcza przy wysyłce pocztą.

Jak rozpisać każdą zaległość?

Przygotuj zestawienie odpowiadające tabeli urzędowego formularza:

Co wpisać	Jak przygotować dane
Rodzaj należności	Oddziel np. pensję podstawową, dodatek wieczorny i nadgodziny.
Okres nabywania	Podaj daty początku i końca okresu, którego dotyczy kwota.
Dzień wypłaty	Wpisz datę, kiedy należność miała zostać zapłacona.
Podstawa obliczenia	Wskaż np. liczbę godzin i właściwą stawkę.
Kwota brutto	Podaj żądaną kwotę przed potrąceniami.

Rozdziel również kolejne okresy płacowe. Przykładowo pensja za sierpień i dodatek wieczorny za sierpień to różne rodzaje należności; pensja za wrzesień dotyczy kolejnego okresu. Jedna suma opisana jako „zaległe wypłaty” utrudnia ustalenie, czego żądasz.

W osobnych polach wykaż otrzymane częściowe wpłaty: kwotę, datę oraz to, czy podajesz brutto, czy netto. Przy wpłacie netto formularz pyta również o zastosowaną stawkę potrącenia podatkowego. Nie mieszaj takiego przelewu z kwotą brutto bez wyjaśnienia.

Poproś pracodawcę lub dział płac o wyliczenia. Jeśli ich brakuje albo budzą wątpliwości, pomocy szukaj w swoim związku zawodowym lub biurze pomocy prawnej. KEHA rozstrzyga sprawę i nie obliczy roszczeń za ciebie.

Co dołączyć, a co można uzupełnić?

Zbierz dokumenty dotyczące zgłaszanych kwot:

umowę o pracę;
paski płacowe;
grafiki lub ewidencję czasu pracy, gdy uzasadniają żądanie;
dokument wypowiedzenia, zakończenia zatrudnienia lub czasowego wstrzymania pracy (lomautus), jeśli dotyczy;
przy należnościach urlopowych — paski za cały odpowiedni rok nabywania urlopu, od 1 kwietnia do 31 marca.

Sprawdź czytelność dokumentów i zgodność okresów z zestawieniem. Nazwij pliki tak, by było wiadomo, czego dotyczą, np. „pasek-sierpien” lub „grafik-wrzesien”. To ułatwi również późniejsze odnalezienie dowodu przy pytaniu urzędu.

Nie czekaj z wnioskiem do upływu terminu tylko dlatego, że brakuje dokumentów. Wskaż rodzaje, kwoty i okresy należności; załączniki można dosłać. Opisz brak dokumentów od pracodawcy i przedstaw posiadane informacje.

Jak wysłać wniosek elektronicznie?

Wejdź do e-usługi gwarancji płacowej przez instrukcję KEHA. Do identyfikacji potrzebujesz obsługiwanych danych bankowych, certyfikatu mobilnego albo odpowiedniej karty identyfikacyjnej z chipem. Samo posiadanie konta bankowego nie musi oznaczać dostępu do takiej identyfikacji.

Uzupełnij dane, wpisz należności, dodaj dokumenty i wyślij wniosek. Usługa pozwala później dosyłać załączniki oraz odpowiadać na wezwania. Zachowaj kopię zestawienia i dokumentów w wersji, którą przekazujesz.

Sprawdź status „Lähetetty”, czyli „wysłany”: według KEHA potwierdza on odbiór. Wniosek wysłany po 16.15 czasu fińskiego albo w dzień wolny uznaje się za wniesiony następnego dnia roboczego. W ostatnim dniu terminu wyślij go przed tą godziną.

Zachowaj komunikat potwierdzający złożenie. Jeśli nie widzisz właściwego statusu, skontaktuj się z KEHA, zamiast zakładać, że zapisane dane już dotarły.

Jak złożyć wniosek bez e-usługi?

Pobierz formularz pracownika „Työntekijän palkkaturvahakemus”. Przygotuj dane pracodawcy, w tym identyfikator firmy (Y-tunnus), informacje o zatrudnieniu, swoje dane kontaktowe i numer rachunku IBAN; dla zagranicznego IBAN formularz wymaga także BIC/SWIFT. Uzupełnij właściwe pola, datę i podpis.

Możesz przekazać dokumenty:

przez bezpieczną wiadomość KEHA, po rejestracji, wybierając odbiorcę „KEHA-keskus palkkaturva”;
pocztą na adres KEHA-keskus / Palkkaturva, PL 54, 00521 Helsinki;
osobiście do wskazanego w instrukcji punktu KEHA lub organu służb zatrudnienia.

Przy doręczeniu osobistym wcześniej sprawdź lokalizację i godziny punktu. Pocztę wyślij z zapasem na doręczenie. Potwierdzenie nadania przechowuj osobno od potwierdzenia wpływu. Przy pytaniu o doręczenie podaj imię i nazwisko, pracodawcę oraz dzień i sposób przekazania dokumentów.

Aktualny kontakt to palkkaturva@keha-keskus.fi oraz 0295 020 020, od poniedziałku do piątku w godz. 9–11 czasu fińskiego. Koszt połączenia wynika z umowy z operatorem. Telefonicznie lub mailowo można ustalić, czy papierowy wniosek dotarł; dokumenty zawierające dane osobowe i płacowe przekazuj bezpiecznym kanałem.

Co ustalić ze związkiem lub syndykiem?

Uprawniony związek zawodowy może zająć się wnioskiem po odpowiednim upoważnieniu. W upadłości może to zrobić także masa upadłościowa, przy spełnieniu warunków uzgodnionych z KEHA. Samo zgłoszenie zaległości syndykowi nie jest wystarczającym potwierdzeniem, że wniosek o gwarancję został złożony.

Ustal z osobą prowadzącą sprawę:

czy składa wniosek w twoim imieniu;
jakie dokładnie rodzaje należności, okresy i kwoty obejmuje;
kiedy go przekazała i jakie ma potwierdzenie.

Porównaj wykaz ze swoimi zapisami. Jeśli syndyk nie występuje o gwarancję, złóż własny wniosek. Związek PAM podkreśla odpowiedzialność pracownika za dopilnowanie faktycznego złożenia. Brak jasnej odpowiedzi w rozmowie nie powinien prowadzić do przekroczenia terminu.

W upadłości potwierdź ponadto, czy twoje należności znajdują się w pracowniczym spisie syndyka, czy trzeba je osobno zgłosić w postępowaniu upadłościowym. Ustawa wymaga takiego zgłoszenia, gdy nie ma ich w spisie; zaniedbanie może prowadzić do odmowy gwarancji w całości lub części. To odrębna czynność od wniosku do KEHA.

Co robić po wysłaniu?

KEHA może poprosić o uzupełnienie i uzyskuje stanowisko pracodawcy lub masy upadłościowej. Gdy pracodawca kwestionuje należności, możesz odpowiedzieć. Czytaj wezwania i reaguj w podanym terminie; ewentualną prośbę o więcej czasu zgłoś urzędowi. Nie przedłuża to trzymiesięcznego terminu wniesienia samego roszczenia.

W odpowiedzi wskaż należność i okres, których dotyczy pytanie, oraz załącznik uzasadniający twoje stanowisko. Uporządkuj wyjaśnienie według punktów wezwania, aby można było połączyć każdy dodatkowy dokument z właściwą pozycją pierwotnego wniosku.

Nowa niewypłacona pensja albo pominięty rodzaj należności wymaga nowego wniosku. Uzupełnieniem może być natomiast poprawienie kwoty już zgłoszonego rodzaju za ten sam okres. Nie traktuj dosłania dokumentu jako automatycznego objęcia wnioskiem wszystkich kolejnych zaległości.

Jeżeli pracodawca zapłaci całość lub część, niezwłocznie poinformuj KEHA. Podaj, czego dotyczyła wpłata. Zgłoś również ugodę dotyczącą wynagrodzenia lub zakończenia zatrudnienia. Zachowaj korespondencję, aby dało się prześledzić, które kwoty pozostają niezapłacone.

Kiedy będzie decyzja i wypłata?

Złożenie wniosku nie oznacza natychmiastowej wypłaty. Najpierw urząd musi ustalić przesłanki i wysokość należności. Pisemna decyzja powinna zawierać uzasadnienie.

W 2026 roku ogólny ustawowy limit wynosi 19 000 euro na pracownika za pracę dla tego samego pracodawcy. Nie jest to kwota gwarantowana każdemu składającemu wniosek. Przyznana gwarancja jest wypłacana w ciągu tygodnia od decyzji; potrącane są podatek i właściwe składki pracownika.

Przy odmowie przeczytaj uzasadnienie i pouczenie dołączone do decyzji. Kontakt do osoby prowadzącej znajdziesz w decyzji. Wyjaśnienie telefoniczne nie zastępuje środka zaskarżenia wniesionego w terminie wskazanym w pouczeniu.

Jak wystąpić o gwarancję niewypłaconej pensji przy niewypłacalności pracodawcy (palkkaturva / lönegaranti)?