Jak uzyskać fiński numer osobowy henkilötunnus po przyjeździe?

Fiński numer osobowy (henkilötunnus, po szwedzku personbeteckning) otrzymasz przy rejestracji swoich danych w fińskim systemie informacji o ludności (väestötietojärjestelmä). Zależnie od sytuacji można go uzyskać w urzędzie zajmującym się ewidencją ludności, przy formalnościach imigracyjnych albo w wybranej placówce podatkowej. Najpierw sprawdź, czy numer został ci już nadany podczas wcześniejszego pobytu lub razem z decyzją pobytową.

Do czego służy numer i co trzeba załatwić osobno?

Numer pozwala przypisać dane do właściwej osoby w urzędach, u pracodawcy i w innych instytucjach. Składa się z 11 znaków i jest indywidualny. Co do zasady pozostaje ten sam przez całe życie, więc kolejny przyjazd do Finlandii nie oznacza potrzeby uzyskania nowego.

Henkilötunnus bywa potocznie nazywany numerem ubezpieczenia społecznego. To określenie może wprowadzać w błąd: jego podstawową funkcją jest identyfikacja. Oddzielnie załatwia się:

• rejestrację prawa pobytu obywatela UE, gdy jest wymagana;
• wpis adresu oraz przyznanie gminy zamieszkania (kotikunta);
• ustalenie uprawnień w fińskim zakładzie ubezpieczeń społecznych (Kansaneläkelaitos, Kela).

Kela ocenia sytuację na podstawie zamieszkania lub pracy oraz złożonego wniosku. Sam numer nie przyznaje świadczeń. Również numer podatkowy (veronumero), potrzebny m.in. przy pracy na budowie lub w stoczni, jest odrębnym identyfikatorem.

Którą drogę uzyskania numeru wybrać?

Najważniejsze są powód pobytu i formalności, które już załatwiasz.

Przy rejestracji przez DVV potrzebny jest legalny pobyt oraz odpowiednia podstawa wpisu, np. praca, studia lub członek rodziny z zarejestrowanym adresem w Finlandii. Także krótki pobyt może uzasadniać uzyskanie numeru potrzebnego do pracy.

Jako obywatel Polski nie potrzebujesz pozwolenia na pracę. Jeżeli pobyt ma trwać nieprzerwanie ponad trzy miesiące, sprawdź odrębny obowiązek rejestracji prawa pobytu UE. Otrzymanie numeru w Vero lub DVV nie wykonuje tej formalności za ciebie.

Jak złożyć wniosek w DVV?

Jeżeli nie masz numeru, skorzystaj z formularza DVV o nadanie numeru i rejestrację danych.

1. Wpisz dane zgodnie z dokumentem tożsamości, informacje o planowanym pobycie oraz adresy w Finlandii i za granicą. Podaj pełny adres, także oznaczenie klatki i numer mieszkania. Nie skracaj go do nazwy ulicy i numeru budynku.
2. Dołącz wymagane kopie dokumentów. Przy dowodzie osobistym formularz przewiduje obie strony.
3. Podaj aktualny adres e-mail i wyślij formularz. Otrzymasz wiadomość ze wskazówkami dotyczącymi dalszego postępowania.
4. Umów wizytę przez system rezerwacji DVV i przyjdź osobiście z dokumentami wskazanymi w potwierdzeniu.

Samo wysłanie danych nie kończy identyfikacji. Kopie elektroniczne przygotowują sprawę, a na wizytę zabierz dokumenty wymagane do jej rozpatrzenia.

Formularz pyta również, czy chcesz uzyskać gminę zamieszkania. Zaznaczenie tej opcji oznacza dodatkową ocenę warunków. Nie zakładaj, że każda osoba otrzymująca numer dostanie jednocześnie kotikunta.

Jeżeli przyjeżdżasz na studia, przed samodzielną rezerwacją sprawdź na uczelni, czy organizuje wspólną rejestrację studentów.

Jakie dokumenty przygotować?

Zestaw dopasuj do swojej sytuacji i potwierdzenia wizyty. Najczęściej potrzebne będą:

• ważny paszport albo polski dowód osobisty;
• dokument potwierdzający podstawę pobytu, np. zaświadczenie o rejestracji prawa pobytu UE, jeśli je masz;
• umowa o pracę lub zaświadczenie o studiach, jeżeli na tej podstawie wnioskujesz;
• informacje o miejscu i planowanym okresie pobytu;
• dokumenty dotyczące relacji rodzinnych, jeżeli chcesz je również zarejestrować.

Zabierz dokumenty tożsamości w oryginale. W przypadku rejestracji małżeństwa, rodzicielstwa lub innych danych rodzinnych urząd może wymagać odpowiednich urzędowych zaświadczeń. Samo wpisanie nazwiska małżonka do formularza nie zastępuje ich przedłożenia.

Dokumenty rodzinne powinny być w języku fińskim, szwedzkim lub angielskim albo mieć właściwe tłumaczenie. Przy dokumentach wydanych w Polsce sprawdź możliwość dołączenia wielojęzycznego formularza pomocniczego. Nie zamawiaj apostille automatycznie: dla odpowiednich dokumentów urzędowych z państw UE obowiązują uproszczenia. Dobór zaświadczenia i tłumaczenia uzgodnij z DVV.

Jak uzyskać numer w Vero przy podejmowaniu pracy?

Ta droga służy osobom potrzebującym numeru ze względów podatkowych w związku z pracą w Finlandii.

Najpierw wybierz placówkę z listy Vero. Zarezerwuj wizytę telefonicznie: 029 497 010, a z zagranicy +358 29 497 010. Może cię również umówić pracodawca.

Przygotuj:

• ważny dokument tożsamości;
• formularz rejestracyjny 6150 — wypełnij wcześniej, podpisz dopiero w urzędzie;
• wniosek 5057e, jeśli pobyt trwa do sześciu miesięcy, albo 5042e, jeśli trwa dłużej;
• umowę o pracę lub umowę na wykonanie konkretnego zlecenia.

Na stronie formularza 6150 jest także polska wersja 6150spu.

Jeżeli umowa nie opisuje pracy wykonywanej w Finlandii, potrzebne jest dodatkowe potwierdzenie od pracodawcy lub zamawiającego: rodzaj pracy, okres, miejsce i podmiot zamawiający. Sama oferta zatrudnienia albo umowa z agencją bez ustalonego zadania może nie wystarczyć.

Jak załatwić numer dla dziecka i na Wyspach Alandzkich?

Dziecko poniżej 18 lat, które przeprowadza się równocześnie pod ten sam fiński adres, można dopisać do formularza DVV rodzica. Jeżeli oboje rodzice składają wnioski, dziecko wpisz tylko w jednym z nich. Każda dorosła osoba wypełnia własny formularz.

Dziecko objęte wnioskiem również musi przyjść na wizytę. Przygotuj jego dokument tożsamości i sprawdź wymagania dotyczące potwierdzenia opieki oraz relacji rodzinnych.

Na Wyspach Alandzkich sprawami przeprowadzki i rejestracji cudzoziemca zajmuje się Urząd Państwowy Wysp Alandzkich (Statens ämbetsverk på Åland). Rejestracja wymaga osobistej wizyty. Skorzystaj z instrukcji tego urzędu, zamiast zakładać, że trzeba udać się do kontynentalnego punktu DVV. W ścieżce podatkowej lista Vero obejmuje też urząd w Mariehamn.

Ile trwa uzyskanie numeru i co z kosztami?

Vero podaje zwykły czas rozpatrywania wynoszący 1–3 dni robocze. To nie jest gwarancja dostępności wizyty w takim terminie. Przed rozpoczęciem pracy uwzględnij również rezerwację i zebranie dokumentów.

W DVV termin zależy od przebiegu sprawy. Po wysłaniu formularza postępuj zgodnie z otrzymaną instrukcją, a podczas wizyty ustal, jak otrzymasz informację o rejestracji.

Poradnik Turku UAS dla nowych studentów wskazuje rejestrację DVV jako bezpłatną. Koszty uzyskania dokumentów i tłumaczeń ustal osobno z ich wystawcą lub tłumaczem.

Co sprawdzić po rejestracji i jak rozwiązać problem?

Po otrzymaniu potwierdzenia porównaj imiona, nazwisko i datę urodzenia z dokumentem tożsamości. Zachowaj numer i podawaj go instytucjom, które potrzebują go do twojej sprawy. Nie składaj kolejnego wniosku o numer tylko dlatego, że pracodawca lub inny urząd jeszcze nie widzi aktualnych danych.

Jeżeli numer nadało Migri lub Vero, ustal w DVV, czy zarejestrowano również właściwy adres i potrzebne dane rodzinne. Nadanie numeru oraz uzupełnienie tych danych mogą wymagać różnych czynności.

Gdy urząd nie kończy rejestracji, zapytaj, czego konkretnie brakuje. W Vero problemem może być niedostateczny opis pracy; poproś wtedy pracodawcę o wymagane potwierdzenie. W sprawie DVV odnieś się do wezwania i dostarcz wskazane dokumenty.

Jeśli otrzymasz odmowę, poproś o pisemną decyzję i pouczenie dotyczące jej zakwestionowania. Zastosuj wskazany w nim tryb i termin. Jeżeli pouczenia brakuje, zwróć się do urzędu, który wydał decyzję.

Źródła i dalsze informacje

• DVV — wniosek o numer osobowy i rejestrację danych
• InfoFinland — rejestracja danych po przeprowadzce
• InfoFinland — numer osobowy i formalności obywatela UE
• Suomi.fi — znaczenie i trwałość numeru osobowego
• Suomi.fi — formalności po przyjeździe do pracy
• Vero — numer osobowy dla osób przyjeżdżających do pracy
• Vero — formularz 6150, także po polsku
• Vero — placówki nadające numer osobowy
• International House Helsinki — wizyta w DVV i numer osobowy
• Urząd Państwowy Wysp Alandzkich — rejestracja przy przeprowadzce
• Kela — odrębna ocena uprawnień po przeprowadzce
• Turku UAS — rejestracja DVV dla nowych studentów
• Suomi.fi — postępowanie przy niezgodzie z decyzją urzędu